紙本歸檔

第一步   按下【檔案點收夾】後點選上方的【紙本檔案】再按下【全選 】鍵

第二步   確認紅框處全部勾選後點選【點收確認】鍵

第三步   按下【確定】鍵

第四步   點選紅框處的【分類號】號碼

第五步   按下【查詢】鍵旁的四方形圖示

第六步   點選紅框處的文號

第七步   確認紅框處的公文文號出現後按下【查詢】鍵

第八步   成功完成編目立案(目次號處可進行更改)

第九步   更改紅框處的【卷次號】後點選【編目查詢】鍵

第十步   確認目次號回歸為1後即完成換卷

第十一步   點選【立案編目】下的【報表作業】 下的【案件目次表】鍵

第十二步   將紅框處的資訊欄填寫完成後點選【預覽】鍵

第十三步   按下【匯出下拉式功能表】

第十四步   選取【EXCEL】

第十五步   點選【列印】後的【預覽列印】鍵

第十六步   點選【版面設定】

 

第十七步   點選【直向】後【縮放比列】選擇65%再按【確定】完成

展期申請

第一步   按下【承辦公文】處的【表單處裡夾】

第二步   按下【可申請展期公文清單】後點選【展期】

第三步   按下【線上申請】後輸入展期原因及天數並點選【儲存並送核】

第四步   按下【確定】鍵

第五步   選取簽核人員後按下【確定】鍵

第六步   確認出現【取回】鍵後通知長官同意申請

 

電子公文傳送歸檔

第一步   按下【承辦公文夾】後點選上方的【決行公文】再按下【向右方的鍵頭圖示】鍵

第二步   點選【確定】鍵

第三步   點選【傳送歸檔】鍵

第四步   輸入【憑證PIN碼】後點選【傳送並離開 】鍵即完成

 

電子公文簽辦

第一步   按下【承辦公文夾】後點選上方的【主辦公文】再按下【簽筆圖示】鍵

第二步   點選【簡易簽辦】鍵

第三步   按下【第     層決行】鍵

第四步   點選【決行層級】鍵後選擇【第二層決行】

第五步   點選【確定】鍵

第六步   按下上方【檔號選取】鍵

第七步   點選【分類號】後將紅框處的資訊欄填寫完成後點選【確定】鍵

第八步   按下左下方【詞庫】鍵

第九步   按下【詞庫名稱】後選擇內容並點選【插入】鍵

第十步   將詞庫內容複製到文本處後點選【傳送】鍵

第十一步   點選【收件者】再輸入【憑證PIN碼】後點選【傳送並離開 】鍵即完成

 

發文機關維護

 

第一步   按下【使用者設定】後點選【發文機關管理】鍵

第二步   點選【新增次要發文機關】後將紅框處的資訊欄位填寫完成後點選【確定】鍵

收文對應

第一步   按下正本後的受文單位名稱處

 

第二步   點選【對應通訊錄名稱】進行受文機關對應

第三步   確認發文方式為【電子交換】

第四步   按下【編輯群組內容】

第五步   確認受文者皆有顯示出來

 

登記桌

第一步   按下【單位處理夾】後點選文號上的【存查歸檔】鍵

第二步   將紅框處的資訊欄填寫完成後點選【確定】鍵

第一步   按下【單位處理夾】後點選文號上的【發文處理】鍵

第二步   將紅框處的資訊欄填寫完成後點選【確定】鍵

第一步   按下【單位處理夾】後點選文號上的【會辦】鍵

第二步   點選紅框處的會辦單位後點選【確定】鍵

第一步   按下【單位處理夾】後點選文號上的【陳核】鍵

第二步   點選紅框處的【陳核單位】後點選【確定】鍵