公文流程

 

案名資料維護修改

第一步   按下【立案編目】後點選【其他作業】再按下【案名資料維護】鍵

第二步   按下【編輯】鍵(目的為將右方紅框處的文字移至左邊)

第三步   剪下【並列案名】內的文字後貼入【案名】內

第四步   確認【並列案名】內為空白後再按下【儲存】鍵

 

年度立案

第一步   按下【立案編目】後點選【其他作業】再按下【案名資料維護】鍵

第二步   按下【年度立案】鍵

第三步   將紅框處的資訊欄填寫完成後點選【查詢】鍵

第四步   按下【全部選取】後點選【設定】鍵後反覆至完成

 

檔案清查

第一步   按下【檔案清理】的【檔案清查】後再按下【清查清單產生及列印】鍵

第二步   將紅框處的資訊欄填寫完成後點選【紙本檔案】後再點選【查詢】再點選【清查批號產生】

第三步   按下【檔案清理】的【檔案清查】後再按下【檔案清查結果註記】鍵

第四步   輸入【清查批號】後點選【查詢】鍵

回到第二步   將紅框處的資訊欄填寫完成後點選【數位檔案】後再點選【查詢】再點選【清查批號產生】

第三步   按下【檔案清理】的【檔案清查】後再按下【電子檔案清查作業】鍵

第四步   輸入【清查批號】後點選【查詢】鍵

第五步   按下【處理紀錄】後點選下方的【成功筆數】即可

 

目錄匯送

第一步   按下【立案編目】後點選【其他作業】再按下【檔案目錄轉出】鍵

 

第二步   將紅框處的資訊欄填寫完成後點選【轉出(匯送格式)】鍵

第三步   下載【轉出案卷資料】後點選【連結檔案管理局目錄匯入作業】將資料上傳即可

案件校核

第一步   按下【立案編目】後點選【報表作業】上的【案件案卷校核單】鍵

第二步   將紅框處的資訊欄填寫完成後點選【預覽】鍵

第三步   列印【案件校核單】

回到第二步   將紅框處的資訊欄填寫完成(年份要是前年度的) 後點選【預覽】鍵

第三步   列印【案卷校核單】

 

電子歸檔

第一步   按下【檔案點收夾】後點選上方的【數位檔案】再按下【全選 】鍵

第二步   確認紅框處全部勾選後點選【點收確認】鍵

第三步   輸入【機關憑證】後按下【執行】鍵

第四步   點選【確定】鍵

第五步   點選【確定】鍵

第六步   按下【立案編目夾】後點選上方的【全部選取】再按下【批次編目】鍵

第七步   點選【立案編目】下的【電子檔案詮釋資料封裝】鍵

第八步   輸入【機關憑證】後按下【確定】鍵

第九步   點選【確定】鍵

第十步   點選【確定】鍵

 

紙本歸檔

第一步   按下【檔案點收夾】後點選上方的【紙本檔案】再按下【全選 】鍵

第二步   確認紅框處全部勾選後點選【點收確認】鍵

第三步   按下【確定】鍵

第四步   點選紅框處的【分類號】號碼

第五步   按下【查詢】鍵旁的四方形圖示

第六步   點選紅框處的文號

第七步   確認紅框處的公文文號出現後按下【查詢】鍵

第八步   成功完成編目立案(目次號處可進行更改)

第九步   更改紅框處的【卷次號】後點選【編目查詢】鍵

第十步   確認目次號回歸為1後即完成換卷

第十一步   點選【立案編目】下的【報表作業】 下的【案件目次表】鍵

第十二步   將紅框處的資訊欄填寫完成後點選【預覽】鍵

第十三步   按下【匯出下拉式功能表】

第十四步   選取【EXCEL】

第十五步   點選【列印】後的【預覽列印】鍵

第十六步   點選【版面設定】

 

第十七步   點選【直向】後【縮放比列】選擇65%再按【確定】完成